Para se elaborar uma boa gestão de entregas, é fundamental que haja boas práticas operacionais, mas principalmente, análise, monitoramento e tomadas de decisões estratégicas ao longo das operações. Isso se torna mais viável e eficiente quando se trabalha com indicadores de desempenho logístico.

Hoje, com o avanço da tecnologia, em especial o Business Intelligence, os gestores podem contar com ferramentas altamente capacitadas, que disponibilizarão dados e informações detalhadas e flexíveis para se realizar esse trabalho de análise e monitoramento das operações. Assim, obtém muito mais confiabilidade e segurança.

Pensando nisso, nós preparamos este post, destacando dicas e informações úteis sobre quais são e como aplicar os principais indicadores de desempenho logístico em sua empresa e conseguir monitorar os resultados de suas operações. Vamos conferir?

Afinal, o que são indicadores de desempenho logístico?

Antes de tudo, vale explicar um pouco sobre o que é e para que servem os KPIs (Key Performance Indicators). Para começar, podemos dizer que os indicadores de desempenho são ferramentas de gestão, que têm como princípio, mensurar dados e informações de determinada atividade ou operação, acompanhá-los por um período e analisar quais resultados eles estão proporcionando ao negócio.

Com base nesse procedimento, cabe ao gestor avaliar a performance das atividades e tomar as ações necessárias, buscando sempre melhorias. Ou seja, de forma resumida, os indicadores de desempenho logístico são uma técnica de gestão.

O objetivo é coletar e acompanhar dados e informações úteis para que o gestor tenha uma base confiável e segura de tudo aquilo que envolve certa operação. Assim, poderá tomar as decisões mais certeiras.

Será que vale a pena usar os indicadores?

A função dos indicadores está estritamente ligada à estratégia de um negócio, pois note que enquanto uma empresa considera algumas métricas essenciais para outra elas são descartáveis. Mas, se for para generalizar, os principais são estoque, transporte e a segurança da carga.

Pois, o resultado positivo dos três aumentam bastante a qualidade logística da empresa. Assim, usando de base esses indicadores gerais é possível definir as métricas mais importantes para sua companhia que trará otimização e menor custos para o seu negócio como um todo.

Na prática, qual a importância dos KPIs para um negócio?

Depois de entender o conceito e a proposta de se trabalhar com indicadores de desempenho logístico, fica mais fácil enxergar os benefícios que essa prática pode proporcionar a um negócio. Em primeiro lugar, o objetivo principal dos KPIs é o monitoramento dos resultados.

No entanto, a ideia não se limita apenas a conhecer a performance de cada operação, mas também de contribuir com a gestão logística em geral. Sendo assim, podemos considerar que os indicadores de desempenho podem trazer resultados diversos, entre eles:

• redução de custos operacionais;
• otimização de processos no supply chain;
• melhorias na entrega;
• análises de mercado;
• análise financeira;
• nível de satisfação dos clientes.

Quais os indicadores de desempenho logístico mais utilizados atualmente?

Não há um padrão de KPIs para todas as empresas de logística. Cabe ao gestor entender as necessidades e especificidades de seu negócio para, assim, criar seus próprios indicadores e análise das atividades que mais necessitem de ações.

Porém, trazendo um pouco esse conceito para a logística de comércio exterior, podemos destacar alguns KPIs que podem ser bastante úteis na rotina de suas operações. Vamos conferir?

1. Custo de logística

Talvez um dos mais importantes indicadores de desempenho logístico e um dos mais usados pelas empresas seja a análise de custos. Afinal, como se sabe, qualquer operação envolve gastos altos e é fundamental que a gestão tenha total conhecimento e faça um monitoramento constante deles.

Quando se trata de operações de importação ou exportação, então, essa prática deve ser ainda mais atenciosa. Para tal, busque mensurar todos os custos envolvidos em suas operações, estipulando um prazo determinado de análise. Então, tente apontar os principais fatores que podem impactar os valores e, por fim, tome as decisões para melhorar os processos e reduzir os custos.

2. Nível de serviço de entrega

Outro KPI fundamental que todo gestor deveria acompanhar é o nível de serviço de entrega. Isso é possível, por exemplo, analisando pesquisas de satisfação, volume de feedbacks dos clientes e reclamações. Também, frequência de atrasos, erros e gargalos do atual parceiro operacional, seja ele uma transportadora, seja um prestador de serviços aduaneiros.

Da mesma forma que no tópico acima, mensure os dados necessários, acompanhe por um prazo determinado e busque soluções de melhorias. Elas podem ser desde ajustes internos até a mudança de parceiros estratégicos.

3. On time, in full (OTIF)

Entre os principais indicadores de desempenho logístico, esse também é um dos mais indispensáveis para a gestão de supply chain. Afinal, ele permite medir a operação pela ótica do consumidor.

Para entender melhor, esse KPI mensura a eficácia dos prazos atendidos (on time) e a eficiência dos demais processos de atendimento (in full), que significa que a entrega foi concluída, de acordo com as expectativas do consumidor.

Para analisar o OTIF de forma correta, é indicado seguir alguns fatores importantes. São eles:

• ter horários e data do pedido;
• ter uma previsão exata da entrega para o consumidor (quando se trabalha com sistemas de rastreamento de carga, isso se torna ainda mais fácil);
• manter sempre atualizado o registro de OTIF.

Por fim, uma das formas de calcular o OTIF é a partir da seguinte equação: OTIF (%) = número de entregas OTIF / número total de entregas X 100.

4. Canais de parametrização

Um dos KPIs mais indicados para o comércio exterior é o que mensura quais canais de parametrização são mais comuns nas operações. Esse indicador serve para avaliar qual o percentual de embarques registrados em canais verde, amarelo, vermelho e cinza. Isso é fundamental, por exemplo, para definir e estimar o tempo de armazenamento da carga.

5. Transit-time

Outro indicador de desempenho fundamental nas operações internacionais é o chamado transit-time ou tempo de trânsito da carga. Na prática, ele visa mensurar e analisar o tempo que o seu embarque leva.

Para isso, é fundamental realizar uma comparação entre o que o provedor logístico apresentou antecipadamente com o que está realmente sendo realizado. Assim, você confirma se a carga está sendo embarcada no tempo combinado ou saber onde estão ocorrendo os gargalos.

6. Market Share

Um dos acompanhamentos importantes a serem feitos pelos gestores é o market share dos produtos, ou seja, qual a real participação deles e qual fatia de mercado eles ocupam. Por exemplo, para um importador, essa análise é fundamental para entender o que o seu produto representa na participação no mercado em relação aos demais concorrentes.

7. Índice de ocorrências

Toda vez que um evento não planejado acontece eles considerados ocorrências, como extravios, avarias, trocas ou mesmo devoluções. Note que esse índice pode ser segmentado para identificar as causas que o pedido não pode ser entregue em sua totalidade ou dentro do prazo.

Não dá para deixar de mensurá-lo, pois as ocorrências geram aumento de custo e desperdício de tempo, além de comprometer a produtividade e afetarem a satisfação do cliente.

8. Tempo de ciclo do pedido

Também conhecido como Lead Time, sua maneira de medir é relacionada ao tempo que um pedido leva para ser concluído. Ele começa a contar desde que o usuário coloca o produto no sistema até o instante em que é recebido pelo cliente. De forma que ele abrange todo o processo.

Esse indicador é essencial para revelar em quais áreas estão ocorrendo atrasos, pois não é toda vez que o atraso nas entregas são de responsabilidade do transporte, como quando um item não está disponível, mas a falta não foi apontada no sistema. Com essas informações é possível ter melhora no controle de estoque, de oferta e transporte.

9. Percentual de cargas rastreáveis

Esse indicador ajuda a compreender o nível de automatização do transporte e permite ter ciência da confiabilidade do serviço. Ele considera a divisão entre o número de cargas capazes de serem rastreadas e o total de unidades que foram enviadas durante o mesmo período.

Note que ter clareza nas mediações é essencial para decisões operacionais e segurança da carga, pois dados incompletos podem afetar os cálculos e demonstrar uma situação diferente da real, o que afeta a gestão logística.

10. Exatidão das notas de transporte

O foco desse indicador é identificar o percentual de notas que foram enviadas sem falhas em um período determinado. Normalmente essas falhas são: falta de informações, valor incorreto, divergências de peso.

O acompanhamento dessa métrica torna possível a verificação de retrabalho e de duplicidade de documentos fiscais, também dá para conferir o pagamento dos tributos por nota fiscal ou conhecimento de transporte.

Assim esse indicador pode ser utilizado para saber a qualidade do serviço de transporte que é prestado, assim como para avaliar a necessidade de retrabalho.

Esses são alguns dos principais indicadores de desempenho logístico. Vale reforçar que esse tipo de prática é fundamental para a estratégia de qualquer negócio, tendo em vista que ele visa melhorias constantes nas operações, ajudando a reduzir custos, otimizar entregas e, claro, garantir melhores experiências ao consumidor.

Como mensurar os indicadores de forma eficiente?

É necessário seguir algumas boas práticas para medir os indicadores da melhor forma. Veja abaixo:

• é essencial que os KPIs sejam acionáveis, fornecendo dados precisos e relevantes para o seu negócio no momento em que forem ser utilizados;
• cada KPI deve fortalecer o outro e servir de equilíbrio para o outro;
• o KPI precisa ter uma meta que indica um desempenho mínimo aceitável;
• os KPIs devem ser fáceis de serem compreendidos;
• para cada KPI tenha um proprietário, podendo ser um indivíduo ou um grupo de pessoas;
• cada KPI deve ser fortalecido com incentivos e compensações;
• todos os KPIs devem ser atualizados, pois eles perdem relevância ao longo do tempo.

Agora que você entendeu mais sobre os indicadores de desempenho logístico, já é possível selecionar os mais importantes conforme suas necessidades e melhorar a eficiência da sua empresa! De forma que atrai mais clientes e chega mais perto de ser um negócio de sucesso.

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