O controle de ocorrências de entrega é o procedimento de informar em tempo hábil o que está acontecendo em um processo. Na prática, é monitorar veículos ou atividades para que tudo ocorra conforme planejado. Sendo assim, se algo sair da normalidade, o gestor tem condições de tomar as melhores decisões.

Quando uma empresa adota eficientes controles de entrega, é possível corrigir uma infinidade de falhas durante o percurso, como atrasos, perdas e danos. Além de resolver os problemas e até driblar os riscos, dá para identificar padrões e tornar o processo muito mais inteligente e mensurável.

Deseja saber como otimizar todo esse processo? Neste post, você vai entender como fazer o controle de ocorrências de maneira prática e muito eficiente. Confira!

Funcionamento do controle de ocorrência

Para se garantir eficiência no controle de ocorrência, é preciso que o gestor contrate um sistema de gerenciamento para ter acesso às entregas em tempo real. Em seguida, cada motorista ou a transportadora deve instalar o aplicativo em seus smartphones para registrar cada fato. Mas, como isso funciona, na prática? Vejamos:

• imagine que o motorista de sua empresa saiu do centro de distribuição. O seu destino é determinada região da cidade, para fazer 15 entregas ao cliente;
• em cada entrega feita, é preciso registrar a ocorrência. Se tudo der certo, o status é: entrega efetuada com sucesso;
• e se algo fugir do controle? O motorista deve registrar a ocorrência como entrega parcial para justificar possíveis acidentes, endereços divergentes ou outras situações.

E o que fazer com essas informações? A empresa deve fazer sua tomada de decisão. Se o registro da ocorrência for endereço divergente, por exemplo, é só ligar para o cliente para verificar o nome da rua e número da casa. Essa decisão une o útil ao agradável, ou seja, dá para aproveitar que o motorista ainda está na área para fazer a entrega, evitando, assim, retornar em outra ocasião.

O exemplo acima mostra os benefícios de ter um controle de ocorrência eficiente. Ele possibilita a resolução de questões que podem atrapalhar o processo, além de ser usado como um fator de diferencial competitivo perante a concorrência.

Gerenciamento eficiente das ocorrências de entrega

No processo de gerenciamento das ocorrências de entrega, vale dar atenção a todas as etapas. Nesse sentido, os departamentos da empresa devem estar interligados e trabalhar com um único propósito: cumprir ações para que o cliente receba a mercadoria em tempo hábil e possa estar plenamente satisfeito com o atendimento.

Em linhas gerais, um eficiente gerenciamento das ocorrências precisa garantir os registros e o bom andamento das entregas. Isso tudo vai se refletir na administração de custos e nos resultados da empresa em sua totalidade. Para auxiliar nessa missão, apresentamos quatro passos para aperfeiçoar sua gestão. Acompanhe!

Crie regras claras

Aqui, temos vários atores envolvidos no processo de entrega. Vejamos:

• o setor comercial da empresa faz vende o produto, deseja que o cliente receba a mercadoria e fique satisfeito;
• o setor logístico é responsável pelo processo das entregas das mercadorias;
• a transportadora ou o motorista deve enviar a mercadoria cumprindo os prazos, bem como informar ao setor logístico o andamento de cada entrega;
• o financeiro deve liberar o pagamento para o transportador, e também recebe a quitação do pagamento do cliente;
• ao cliente, cabe receber a mercadoria no tempo estipulado no ato da compra.

Mas, o que podemos entender com tudo isso? É simples. Cada um exerce um papel importante na resolução das ocorrências. Para que o processo seja atendido com êxito, basta saber quem é o responsável pela demanda e tomar as providências, se necessário.

Registre as ocorrências de entrega

O registro das ocorrências é um controle eficiente. Ele serve para fazer análises, implementar melhorias no processo e, sobretudo, fazer um bom gerenciamento.

O ideal é que os fatos sejam registrados em tempo real, ou seja, surgindo algum problema, que eles possam ser comunicados no ato. Aqui, cabe ao motorista ou à transportadora cumprir essa demanda por meio de um aplicativo de celular.

Quais as ações desse processo?

• o motorista registra a ocorrência em tempo real;
• anexa fotos e documentos digitalizados referentes ao fato;
• a ocorrência aparece automaticamente no painel de controle;
• a empresa acompanha o andamento das entregas.

Vale ressaltar que todo esse processo facilita o controle das ocorrências, bem como a resolução de possíveis problemas no percurso da entrega.

Trate cada ocorrência

Ao identificar problemas nas ocorrências, o gestor deve resolver o mais rápido possível. Para obter êxito nessa etapa, você deve responder a uma série de perguntas do tipo:

• O que precisa ser feito?
• Quem vai fazer?
• Qual é o prazo?
• Quais as providências cabíveis?

Todas essas informações devem estar cadastradas junto à ocorrência para que os envolvidos possam entender o andamento de cada situação.

Análise das informações

Não tem como analisar as informações se alguma etapa acima não for cumprida. Se forem realizadas com êxito, essa última ação pode resultar em um controle de ocorrências de entrega muito eficiente.

Vamos a um exemplo prático: você fez o registro das ocorrências? Dá para quantificar, gerar relatórios diversos e até pontuar os indicadores de desempenho. Mas, quais os desdobramentos dessa ação? Confira:

• identificação dos pontos de melhoria;
• notificação das ocorrências que surgiram com maior frequência;
• tomada de providências cabíveis para minimizar os problemas;
• medição do desempenho da transportadora ou dos motoristas, com base nas entregas efetuadas no prazo;
• cliente sempre atualizado sobre o andamento das entregas dos seus produtos;
• diminuição de gastos com atendimento ao cliente por ter um controle eficiente de entregas.

Cumprindo essas ações à risca, não resta dúvida de que resultados maiores surgirão, como a redução de custos logísticos e a satisfação plena dos seus clientes.

Implementar um sistema de controle de ocorrências de entrega é uma ação inteligente e, sobretudo, estratégica. Além de ser uma medida importante para otimizar o processo logístico, dá para garantir uma operação de coleta, distribuição e entrega com mais qualidade e melhores resultados para a sua empresa.

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