Todo gestor precisa ter em mente que é preciso simplificar processos organizacionais para garantir o crescimento saudável da empresa a longo prazo. Não importa se o porte é pequeno, médio ou grande. Se deseja superar a crise, expandir-se no mercado e apresentar vantagem competitiva, é bom ficar atento e manter essa estratégia em ação a partir de hoje. 

Simplificar processos é nada mais, nada menos, que encontrar o caminho mais fácil e prático para resolver determinada demanda com o máximo da eficiência. É uma regra básica: quanto mais simples forem as etapas, menores serão os custos e a burocracia na operacionalização.

Pensando em tudo isso, resolvemos trazer este post com a apresentação de métodos simples para tornar os processos mais práticos, otimizar tempo, reduzir os custos operacionais, elevar a produtividade e, inclusive, proporcionar os melhores resultados para sua corporação. Gostou da ideia? É só continuar a leitura do artigo. Confira!

O que é simplificar processos organizacionais?

Para início de conversa, o que vem a ser um processo? É um conjunto de práticas de direcionamentos, ou seja, apoia uma demanda a se “deslocar” de um ponto X para o Y. Onde entra a simplificação do processo? Quando deixamos esse caminho bem mais curto. Simples assim!

Vamos pensar juntos! Deixar o caminho mais curto facilita o trabalho da equipe, pois dá para produzir de forma ágil e com eficiência, bem como é possível superar as metas estabelecidas pela organização. Faz sentido? Claro! Isso tudo vai se refletir no ganho de produtividade do seu time por lidar com, praticamente, nenhuma burocracia nos processos diários.

Quais os benefícios da simplificação dos processos?

Os administradores precisam estar atentos e adotar estratégias corretas para simplificar processos. Logo, é possível conquistar o tão sonhado empreendimento de sucesso. Deseja conhecer quais os benefícios dessa operação? Vejamos:

• otimiza a gestão: esse passo é importante, pois dá para os gestores se concentrarem nas atividades mais estratégicas;
• reduz custos: lidar com a simplificação de processos significa trabalhar com menos burocracia. Por isso, a junção de ambos resulta em redução de custos operacionais;
• proporciona maior produtividade: adotar estratégias de simplificação de processos é entender que o seu time vai gastar o menor tempo possível com tarefas que não agregam valor ao negócio, gerando, assim, maior produtividade;
• produz em escala: com estratégias de simplificação de processos em andamento, sobra tempo para expandir as atividades, aumentar a carteira de clientes e, sobretudo, produzir em escala;
• apresenta melhores lucros: se você conquistou os benefícios acima citados, não resta dúvida de que o seu empreendimento atingiu uma boa lucratividade.

Quais as estratégias para simplificar os processos?

Você já entendeu o quanto é importante adotar a estratégia de simplificar os processos organizacionais. Pela quantidade de benefícios apresentados, não dá para deixar de implantar em sua organização, concorda? Por isso, aproveite para conhecer as 5 formas de fazer tudo isso ser colocado em prática de maneira inteligente. Acompanhe!

1. Mapeamento dos processos

Para que serve um mapeamento de processos? Ele é útil para visualizar o fluxo completo do trabalho da equipe. Após concluída a tarefa, é só tomar nota dos custos envolvidos, do tempo investido em cada atividade, da metodologia usada e a quem é atribuída a missão.

Com o documento em mãos, é hora de avaliar os pontos fracos encontrados na operação como as ações redundantes, desperdício de tempo, retrabalho e outros. Depois, basta aproveitar para apontar as melhores soluções.

2. Automatização dos processos

Estamos vivendo na era digital. O que isso quer dizer? Que uma atitude bastante inteligente é transformar os processos burocráticos em maneiras simples de operacionalizar por meio da automação.

Para sermos mais exatos, na prática, é você tornar um processo analógico em digital. Portanto, usar tudo aquilo que há de bom no emprego da tecnologia é sinônimo de garantir o aprimoramento, o controle das ações, e ter uma maior eficiência no fluxo de trabalho da sua equipe.

3. Integração dos sistemas

Falar em integração é entender que as informações entre diferentes sistemas sejam permutadas de forma automática. Feito isso, acaba-se a necessidade de utilizar duas plataformas e de fazer o repasse dos dados no processo manual. É aqui que entra a simplificação de processos.

Vale ressaltar que, com uma boa integração, é possível otimizar o tempo, evitar falhas humanas e os gargalos que atrapalham a eficiência operacional. É bom lembrar que a simplificação de processos organizacionais pode ser encaixada em qualquer etapa, desde as menores até as grandes e as mais rotineiras.

4. Padronização das tarefas

O que ocorre quando não são estabelecidos padrões nos processos? O mais comum é cada colaborador adaptar sua forma de trabalho da maneira que acredita ser a melhor alternativa.

Isso leva qualquer setor a uma verdadeira desorganização, além de perda de tempo na entrega dos produtos ou serviços aos clientes. Vale ressaltar que essa situação tende a piorar, caso haja rotatividade de colaboradores.

Portanto, quer ser objetivo na hora de simplificar as tarefas do dia a dia? Basta reservar os processos idênticos ou os que apresentem pontos similares. Feito isso, é só dialogar com os responsáveis pela operação para definir, em conjunto, qual é a maneira mais eficiente de realizar as tarefas de forma padronizada.

5. Otimização da comunicação interna

Uma boa comunicação é eficaz. Por isso, é extremamente importante garantir que as informações sejam repassadas e entendidas. Sendo assim, evita-se má interpretação que pode levar a desentendimentos, ruídos causados pelo “telefone sem fio” e, o pior, “manchas” na reputação da empresa.

Mas onde entra a simplificação desse processo? É uma etapa desafiadora para os gestores, pois envolve uma transformação na cultura organizacional. No entanto, não é nada complexo. Basta utilizar medidas simples, como uma automatização de envio de mensagens para os colaboradores de que a situação já estará resolvida da melhor maneira possível.

Tudo no mundo tem acontecido de forma rápida. Nas empresas, não pode ser diferente. Para acompanhar tamanha velocidade, é necessário simplificar processos organizacionais, evitando os burocráticos e complexos. Se sua corporação é recém-inaugurada ou bem-sucedida no mercado, não importa! O que vale é adotar as estratégias corretas e usufruir dos benefícios para alavancar o seu crescimento em um mercado de concorrência tão acirrada.

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