Entre as principais exigências para quem deseja fazer negócios lá fora, o packing list e a fatura comercial são alguns dos documentos essenciais na rotina do exportador e, por isso, é fundamental ter conhecimento sobre as suas respectivas importâncias e, principalmente, dominar os seus procedimentos e funções principais. 

Pensando justamente nisso, nós resolvemos preparar um post exclusivo para explicar melhor o papel do packing list e da fatura comercial no comércio exterior. Aproveite para descobrir também como emitir os documentos da forma exigida pelos órgãos fiscalizadores. 

Quer saber mais sobre o assunto? Então, continue a leitura até o final e descubra! Vamos lá! 

Afinal, o que é o packing list e fatura comercial? 

Packing list ou romaneio de carga, fatura comercial ou invoice: afinal, o que é cada um desses documentos? Antes de tudo, é muito importante ressaltar que são procedimentos independentes e, portanto, um não substitui o outro dentro da operação de exportação. 

Ambos são documentos essenciais para o despacho aduaneiro e são exigidos para fins de controle, fiscalização e registro dos trâmites legais durante o envio de produtos para o exterior.  

A seguir, destacamos as principais características de cada documento. Confira! 

Packing list (romaneio de carga) 

Como o nome já sugere, o packing list — ou romaneio de carga — remete a uma lista de tudo aquilo que será embarcado na operação. Tal documento ajuda na identificação e conferência dos itens do pedido, e tem o papel de auxiliar a fiscalização dos volumes e o desembaraço aduaneiro, facilitando assim a checagem por amostragem e agilizando a localização dos produtos. 

O packing list engloba todas as características dos itens embarcados e geralmente segue um padrão estabelecido internacionalmente. Apesar disso, a legislação do Brasil não prevê um dispositivo específico que obrigue que o romaneio de carga siga um ou outro modelo em especial. Ou seja, não há uma determinação legal sobre como o documento deve ser emitido e nem quais as informações ele precisa conter. 

De qualquer forma, em geral, o packing list aborda todas as informações necessárias para o desembaraço aduaneiro, como:

• o volume total do pedido;
• os tipos de itens e embalagens embarcadas (SKU, palletizado, container, granel etc.);
• a numeração ou marca do volume, peso bruto e líquido de cada item;
• a descrição detalhada do conteúdo e as suas dimensões. 

A não apresentação do packing list na instrução do despacho aduaneiro — em que o documento é exigido — pode acarretar em penalizações e uma multa de R$ 500,00, conforme o item “e”, inciso VIII do art. 728 do Regulamento Aduaneiro. 

Fatura comercial (invoice) 

A fatura comercial nada mais é do que uma invoice, ou seja, o documento que reflete o pedido em si e que serve como principal respaldo fiscal dentro da operação. Em uma comparação geral, a fatura seria equiparada a uma NF de uma venda convencional entre pessoas ou empresas dentro do país. 

Por isso, esse documento é obrigatório e deve seguir um padrão internacional, respeitando sempre o idioma local do país importador ou ser escrito em inglês. Também deve trazer:

• as informações e os dados das empresas envolvidas na operação (importadora e exportadora);
• a data de emissão;
• a numeração sequencial do documento;
• os detalhes da transação e dos itens embarcados;
• o local de embarque e desembarque;
• as condições acordadas para o pagamento do pedido. 

O não cumprimento ou não apresentação do documento também pode acarretar em penalidades e multas para o exportador. 

Para que serve o packing list e a fatura comercial? 

Ambos os documentos são complementares, porém têm características e funções específicas. No caso do romaneio de carga, essa lista de embarque tem papel fundamental para garantir o controle, a conferência e a identificação dos itens carregados, facilitando e agilizando o processo de desembaraço. 

Já a fatura comercial tem um peso fiscal maior, permitindo que as transações sejam registradas dentro das previsões legais do comércio exterior, garantindo assim os direitos e deveres dos envolvidos, dando total respaldo jurídico à operação. 

O que deve constar nos documentos? 

Já resumimos um pouco sobre as exigências da fatura comercial e do packing list durante uma exportação, assim como prevê a jurisdição aduaneira. Porém, para dar mais detalhes sobre os modelos padrões utilizados nas operações, separamos uma lista do que é preciso constar na emissão dos documentos. Confira! 

Packing list 

• número do processo (numeração sequencial do packing list); 
• data de emissão; 
• dados completos das empresas; 
• modal de transporte; 
• locais de embarque e desembarque; 
• informações gerais dos itens (volume, dimensão, tipo de embalagem, peso bruto e líquido, marcação do volume, descrição etc.); 
• assinatura do exportador ou de seu representante legal. 

Fatura comercial 

• identificação completa dos envolvidos; 
• destinação da mercadoria (industrialização, consumo, revenda etc.); 
• descrição completa dos itens embarcados; 
• valor unitário e o peso líquido por item; 
• forma de pagamento acordada; 
• assinatura do exportador ou do seu representante legal (em papel timbrado). 

O packing list substitui a fatura comercial? 

Como vimos, em geral, as informações e exigências estabelecidas no packing list e na fatura comercial são semelhantes, porém, isso não significa que um possa substituir o outro. 

São documentos essenciais e complementares e devem ser, obrigatoriamente, apresentados para o desembaraço aduaneiro. No entanto, o packing list não tem um respaldo fiscal, ficando essa função atrelada à invoice. 

Portanto, ambos os documentos precisam ser apresentados, mas não possuem, necessariamente, as mesmas funções e papéis práticos, tanto para o exportador e importador, assim como para os despachantes e órgãos fiscalizadores envolvidos. 

Essas são as dicas e informações úteis sobre packing list e a fatura comercial. Como bem destacado, os dois documentos são essenciais e corriqueiros dentro das operações de comércio exterior, sendo de suma importância para garantir a legalidade e a eficiência dos desembaraços. Por isso, suas emissões e preenchimentos precisam seguir corretamente as orientações destacadas, a fim de se evitar problemas na importação e exportação e até penalidades para a sua empresa. 

Contar com um integrador logístico especializado em comércio exterior é a garantia de otimizar esses processos e evitar atrasos nas suas demandas, retrabalhos desnecessários e, claro, cobranças extrajudiciais ao seu negócio. 

Além do packing list e da fatura comercial, é importante saber também sobre o certificado de origem e a sua importância dentro das operações de comércio exterior. Sendo assim, aproveite para ler o nosso próximo post e entenda tudo sobre o assunto. Boa leitura!