Você sabe o que é compliance? Apesar de o termo ser significativamente novo, ele já vem sendo bastante usado em discussões e artigos corporativos. Muito mais do que uma tendência, mostra-se como uma necessidade e diferencial das atividades das empresas, o que inclui as operações logísticas.

De uma forma geral, compliance vem do verbo inglês to comply, que significa agir conforme as regras ou determinados padrões preestabelecidos. Se você quer saber um pouco mais sobre esse conceito e como ele pode ser aplicado dentro do setor de logística, então, continue conosco. Leia o post até o final e não deixe de tomar nota das informações que trouxemos.

Afinal, o que é compliance?

Esse conceito engloba todas as políticas, normas, regras e controles internos e externos a que uma organização precisa se adequar. Dessa forma, as atividades exercidas estarão em plena conformidade com a normatização e legislação aplicadas aos seus processos.

Tanto as empresas como as pessoas que trabalham nela e para ela, incluindo os fornecedores, precisam seguir e se basear no que os organismos reguladores estipulam como regras.

Além disso, a empresa e seus colaboradores devem cumprir com os instrumentos normativos internos. Só assim, a companhia pode dizer que está em compliance ambiental, financeiro, de segurança, trabalhista, fiscal, operacional, contábil etc.

Qual a importância do compliance nas empresas?

Estar em compliance é dizer que há uma transparência e um grau de maturidade na gestão. Isso permite que a empresa desempenhe suas operações de acordo com o que é estabelecido pelos organismos reguladores.

Por outro lado, as organizações que não sabem o que é compliance e não buscam se adequar, correm riscos desnecessários, podendo acarretar prejuízos financeiros, atrasos e falhas nos processos, perda de credibilidade e de posicionamento no mercado.

A logística internacional, por exemplo, foi potencializada com a globalização. Entretanto, cada país ainda mantém regulamentos e tratados diferentes para o controle correto da qualidade e da segurança das operações que ocorrem em seus territórios.

Como existem riscos e vulnerabilidades inerentes aos processos logísticos, como a comercialização de substâncias ilegais, armas e o potencial eminente de trazer junto às mercadorias epidemias e pragas, é imprescindível estabelecer regulamentos rígidos para o controle de entrada e saída de bens, serviços e pessoas.

Por esse motivo, o compliance é um fator ainda mais crítico no comércio internacional e desempenha um papel fundamental na capacidade de atendimento dos requisitos e na estratégia operacional das empresas que operam como integradores.

Quais as vantagens de manter o compliance nas operações logísticas?

Sabemos que o setor de logística, em geral, envolve processos burocráticos e operações complexas. Quando se trata de exportações e importações, esses fatores aumentam consideravelmente. Conhecer e dominar bem as regras e normas desse mercado, certamente, impactará o desempenho e a eficiência das transações, conforme você pode conferir a seguir.

Potencializa a eficiência organizacional

Com compliance nas operações, os processos são aprimorados e se tornam mais eficientes, com fluidez e capacidade para funcionar melhor dentro de uma estrutura devidamente regulamentada.

Favorece a credibilidade da empresa

O compliance contribui para o fortalecimento da imagem e reputação da empresa, tranquilizando os stakeholders do negócio (clientes, colaboradores, acionistas e fornecedores) sobre a sua capacidade de entregas e solidez organizacional.

Aumenta a competitividade do negócio

Com eficiência, credibilidade no mercado e todos os processos adequados para o devido funcionamento, a empresa também se torna mais competitiva.

Inibe sanções administrativas e penais

Estar em conformidade com a legislação permite que as empresas evitem as penalidades relacionadas ao descumprimento de leis e regras relacionadas ao seu setor.

Em muitos casos o descumprimento pode resultar na aplicação de diversos tipos de sanções que minam a credibilidade da empresa, oneram o caixa com custos jurídicos, multas e, principalmente, acarretam no bloqueio das atividades até que as ações sejam revistas.

Como aplicar o compliance em operações logísticas?

É importante ressaltar que não há receitas prontas para garantir que a empresa esteja em compliance. Afinal, se trata de um esforço coletivo, do mercado de atuação e do desempenho da gestão.

Apesar disso, podemos dizer que algumas etapas básicas podem servir como base geral e devem ser seguidas pelas empresas que desejam otimizar seus processos logísticos. Confira abaixo!

Identificação de riscos

O primeiro passo para deixar suas operações logísticas em compliance é por meio da identificação dos riscos do negócio. Ou seja, quando a empresa não trabalha com uma padronização ou não aplica nenhum tipo de normas e políticas, a tendência é que os riscos aumentem.

Sendo assim, é muito importante levantar dados e fatos e elaborar um fluxo de todos os processos, identificar os principais pontos críticos e estabelecer quais procedimentos seriam mais adequados para reduzir as possíveis falhas e tentar chegar a um padrão comum. Uma boa dica para isso é a criação das próprias normas e políticas internas, que devem ser amplamente divulgadas e praticadas no dia a dia.

Observe os principais gargalos, crie KPIs, estude os resultados que as melhorias poderiam impactar e tome as decisões no momento certo. Feito isso, padronize aquele processo em seu formato ideal e acompanhe os resultados disso.

Planos de prevenção

Depois de identificar os riscos, estudar as causas e buscar a solução ideal, é hora de prevenir e evitar que os gargalos e falhas tornem a acontecer. É imprescindível que, logo após uma mudança ser implementada e uma norma ser estabelecida, os colaboradores tenham o devido conhecimento e comecem a se adequar a elas.

O mais importante é que isso faça parte de um plano de prevenção da empresa, visando sempre melhorias e reduzindo, ao máximo, as possibilidades de erros nos processos.

Planos de contingência

O plano de contingência também envolve a avaliação de riscos no funcionamento do negócio. Isso passa pelo mapeamento de processos, procedimentos, tecnologias e das pessoas essenciais para as operações da empresa.

Imagine vários cenários de ocorrências e problemas para formular uma resposta adequada a cada um. Por exemplo, como seria o recebimento de remessas em um desastre natural? E em uma pandemia?

Inclua as principais funções e responsabilidades das pessoas que participam dos processos e ofereça treinamento para prepará-los mesmo quando os principais líderes não podem estar presentes.

Um dos elementos mais críticos de qualquer plano de contingência são os ativos da infraestrutura. Como a maioria dos dados são armazenados em nuvem, estabeleça a redundância adequada para garantir acesso à documentação e outras informações em situações emergenciais.

O plano também deve abranger sistemas de gerenciamento e controle das operações de armazém (DWS), de planejamento de recursos (ERP) e de gerenciamento de transporte (TMS).

Crie horários de trabalho alternativos com uma força de trabalho reduzida, estabeleça fluxos de trabalho remoto, certifique-se de fornecer os recursos e equipamentos necessários para ajudar os trabalhadores em suas rotinas.

Considere ainda a criação de um plano de evacuação com instruções específicas sobre como proceder em situações como incêndios ou inundações.

Por último, é importante que o plano de contingência mapeie um fluxo estruturado de comunicação para que seja possível transmitir mensagens previamente gravadas e de forma abrangente, seja para a equipe de trabalho, seja para informar aos parceiros e fornecedores a real situação da empresa.

Monitoração

Fazer o plano de prevenção não significa nunca mais ter problemas, falhas ou erros nos processos logísticos. Aliás, a prevenção pode sanar alguns gargalos e, ao mesmo tempo, fazer surgir novos em outros pontos. Por esse motivo, é fundamental manter um monitoramento contínuo e frequente de todas as etapas da operação.

Afinal, será que todas as normas estabelecidas continuam sendo cumpridas e gerando resultados? Será que é preciso ajustar alguns pontos, adaptar outros e, até mesmo, reorganizar tudo? Estar em compliance é uma estratégia contínua e que pode suscitar mudanças a todo tempo.

Uma dica para realizar esse acompanhamento das mudanças e do cumprimento das regras é realizar auditorias, reuniões, gerar relatórios e buscar informações com os próprios colaboradores.

Resolução das falhas

Esse é o momento no qual é preciso atuar corretivamente sobre as diferenças identificadas. É provável que seja necessário corrigir alguns dos processos, reorganizar tarefas, eliminar algumas atividades e revisar as normativas estipuladas para o negócio.

Para isso se tornar possível, é fundamental que a empresa esteja aberta a mudanças, acompanhe as tendências do mercado, esteja atenta às novas leis e adequações legais e, principalmente, contar com uma gestão ágil e prática. As decisões devem ser tomadas assim que notar a necessidade de mudar ou se adequar.

Essas foram as nossas dicas e orientações sobre o que é compliance, a sua importância e os passos básicos de como implementar o conceito dentro de uma empresa. Vale lembrar que estar em compliance não significa, simplesmente, seguir regras e normas estabelecidas. É preciso enxergar isso como uma estratégia de diferenciação e de melhorias dos processos logísticos, que podem garantir maior produtividade, reduzir os custos, melhorar os níveis de atendimento e, claro, gerar mais lucratividade para o negócio.

Por fim, esse cenário de compliance ser torna ainda mais possível quando sua empresa terceiriza a logística com um integrador de capacidade técnica, operacional e gerencial para realizar todas as suas operações com agilidade e conhecimento.

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